A criação de um sistema de arquivamento que armazena sua papelada fará com que você se sinta confiante de que poderá encontrar todos os seus documentos importantes com rapidez e facilidade. Isso pode parecer óbvio para alguém que não tem TDAH; no entanto, quando você está vivendo com TDAH, pilhas de papel, medo e busca ansiosa geralmente andam de mãos dadas quando você está procurando por um determinado pedaço de papel.
Configurar e manter um sistema de arquivamento que lhe dê paz de espírito é um tempo bem gasto. Uma coisa que impede as pessoas com TDAH de configurar um sistema de arquivamento é que isso pode parecer opressor.
Criação de um sistema de arquivamento compatível com TDAH
Portanto, aqui estão 6 etapas simples para criar um sistema de arquivamento compatível com TDAH.
Escolha um arquivo que você goste. É muito mais provável que você use um sistema de arquivo se gostar da aparência do armário. Escolha um que combine com a decoração e a personalidade da sua casa. Se você não tiver certeza de quantas gavetas precisará, crie um sistema de prática usando caixas de banco. Coloque seus arquivos de suspensão nas caixas e teste por 1 ou 2 meses antes de investir em um móvel.
Pastas suspensas. Todo sistema de arquivamento precisa de pastas suspensas. Tenha uma pasta suspensa por tópico, por exemplo, "Extratos bancários de 2016". Os documentos relevantes podem ir direto para a pasta suspensa; eles não precisam ir para uma pasta separada primeiro.
Etiquetas. Identifique cada pasta suspensa de forma clara. Você pode escrever suas etiquetas, imprimi-las ou usar um etiquetador. Se você não consegue ler a etiqueta ou se esquece de etiquetar uma pasta, é fácil colocar os documentos no lugar errado e então o sistema de arquivamento deixa de ser útil. O que você escreve na etiqueta é sua escolha. Faça isso de uma maneira que faça sentido para você, para que possa encontrar o que está procurando rapidamente. Por exemplo, você pode escrever 'extratos bancários', o nome do banco ou algo que seja significativo para você
Organizando as pastas. Ter TDAH significa que seu pensamento é mais criativo do que linear, e a maneira como você organiza seu arquivo pode refletir isso. Seu sistema de arquivamento não precisa ser organizado em ordem alfabética! Você pode decidir agrupar todas as suas pastas de finanças, todas as suas pastas de saúde juntas ou de outra forma que pareça lógica para você.
Usar cor. Usar cores em seu sistema de arquivamento é uma ótima ideia. Pessoas com TDAH são muito visuais, então usar pastas suspensas coloridas tornará seu sistema de arquivamento mais atraente. Se você agrupar itens semelhantes nas mesmas pastas coloridas, isso também o ajudará a encontrar as coisas rapidamente. Por exemplo, você pode ter todas as pastas vermelhas relacionadas a tópicos financeiros.
Mantenha as pastas simplificadas. Não sobrecarregue suas pastas! Pastas muito grandes tornarão mais difícil o uso do sistema de arquivamento porque será difícil adicionar novos documentos. Como resultado, você pode ficar tentado a parar de usar o sistema de arquivamento.
Se suas pastas estão ficando grandes, aqui está o que fazer:
- Destrua documentos de que você não precisa mais. Por exemplo: destrua faturas de cartão de crédito logo após o pagamento; destruir contas, extratos bancários, contracheques / recibos de pagamento após um ano ou quando receber seu extrato W-2 daquele ano fiscal; destruir registros de investimento e documentos fiscais após sete anos; e destruir recibos de vendas após o término da garantia, ou até que você saiba que não será necessário devolver a mercadoria
- Divida o assunto em tópicos menores. Por exemplo, em vez de colocar todos os seus arquivos de impostos em uma única pasta chamada "Impostos", crie pastas separadas para cada ano fiscal (por exemplo, Impostos 2016, Impostos 2015, Impostos 2013)
- Coloque apenas papéis importantes na pasta. Por exemplo, ao receber uma fatura, coloque-a na pasta depois de pagá-la, mas não coloque o envelope com a qual ela veio.
Configure um sistema de arquivamento eletrônico. O acúmulo de papel pode ser muito grande para pessoas com TDAH, então outra opção é configurar um sistema de arquivamento eletrônico. Você precisará de um scanner, computador e disco rígido externo para fazer backup dos arquivos. Digitalize cada documento e armazene-o em uma pasta em seu computador com a etiqueta para diferentes tipos de documentos (contas, impostos, melhorias na casa, etc.). Adicionar o mês e o ano ao final do nome do documento também pode ajudá-lo a manter as coisas organizadas por data; por exemplo, Utilitybill_Nov2002.pdf. Também há uma variedade de aplicativos para ajudá-lo a digitalizar, armazenar e gerenciar documentos diretamente no seu smartphone ou tablet.