Quer você trabalhe das nove às cinco, trabalhe remotamente ou fique em casa com as crianças, todos precisam de um método eficaz para gerenciar o dia. Afinal, perfeccionismo, procrastinação e o mito da multitarefa são perigos muito reais que podem manter até as pessoas mais produtivas presas em um só lugar. Então, como você assume o controle de sua programação e realmente realiza as coisas?
De acordo com pessoas como Elon Musk e Bill Gates, tudo se resume a assumir o controle do seu tempo e da sua agenda. Para eles, eles usam "micro-programação", que envolve programar o dia em incrementos de cinco minutos. Embora esse tipo de detalhe possa não ser necessário para a pessoa média, ainda há uma lição para todos nós: assumir o controle de seu tempo programando ou dividindo-o em pedaços ou blocos torna você mais produtivo. E a maneira mais fácil e eficaz de fazer isso é por meio do "bloqueio de tempo".
Por que funciona o bloqueio de tempo
Às vezes referido como "monotarefa" ou "time chunking", o bloqueio de tempo é uma técnica de gerenciamento de tempo em que você bloqueia um período de tempo para concluir uma tarefa específica.
Por exemplo, em vez de verificar seu telefone toda vez que receber um e-mail ou uma notificação de mídia social, você bloqueia horários específicos ao longo do dia para retornar ligações, responder a e-mails e verificar contas de mídia social.
Você está essencialmente reservando períodos específicos de tempo para concluir tarefas ou projetos importantes. No final, sua programação é dividida em blocos de tempo em que você se concentra em uma tarefa ou projeto por vez.
Esse tipo de gerenciamento de tempo não apenas torna sua lista de tarefas mais gerenciável, mas também dá a você mais controle sobre o seu dia e ajuda a priorizar suas tarefas. O bloqueio de tempo também melhora o foco e impede a procrastinação. E, no final do dia, você sentirá que realmente realizou algo.
O argumento contra multitarefa
Muitas pessoas acreditam que podem fazer várias coisas ao mesmo tempo e fazê-las bem. Mas a pesquisa mostra que apenas cerca de 2,5% das pessoas são capazes de realizar multitarefas de forma eficaz. O restante da população apenas acredita eles são multitarefa de forma eficaz.
Na verdade, tentar fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo - como enviar mensagens de texto e dirigir ou escrever um e-mail importante enquanto retorna uma ligação de um cliente - compromete sua capacidade de concluir bem as duas tarefas.
Enquanto isso, um estudo de 2013 da Universidade de Utah descobriu que as pessoas que tentam fazer malabarismos com várias tarefas ao mesmo tempo se distraem mais facilmente, são menos produtivas, cometem mais erros e têm pontuação mais baixa em testes de recordação.
Da mesma forma, alternar rapidamente entre dois projetos também pode impactar os resultados. Concluímos tarefas com muito mais eficácia quando lhes damos toda a atenção. Além disso, os neurocientistas alertam que tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, ou dividir nossa atenção, está afetando nossa capacidade de realizar até tarefas simples.
O que isso significa é que quanto mais fazemos multitarefas, menos somos capazes de realizar. A razão é simples. Estamos perdendo nossa capacidade de foco, o que significa que os projetos demoram mais do que deveriam.
Como usar o bloqueio de tempo
O bloqueio de tempo, ou monotarefa, permite que você se concentre em um projeto por vez. Essa abordagem não apenas reduzirá os erros mentais, mas também pode ajudá-lo a liberar sua criatividade, especialmente porque você estará canalizando toda a sua energia e atenção em uma tarefa dentro de seu determinado bloco de tempo. Aqui está uma visão geral de como você pode incorporar o bloqueio do tempo em sua vida.
Desenvolva sua lista
Comece fazendo uma lista de todas as coisas que precisam ser feitas durante a semana. Liste todos os seus projetos de trabalho, seus compromissos familiares, até mesmo suas metas de exercícios. O objetivo é incluir desde os telefonemas que você precisa fazer até as refeições que você precisa preparar.
Coloque estrelas ao lado das coisas que absolutamente precisam ser concluídas, como projetos de trabalho, reuniões com clientes e consultas médicas. Normalmente, essa tarefa é realizada em uma sexta-feira após o trabalho ou em um domingo à noite antes do início da semana de trabalho.
Determine suas prioridades
Depois que sua lista estiver desenvolvida, analise-a e coloque estrelas nos projetos que são suas principais prioridades para a semana. Tente limitá-lo a cerca de duas a três coisas por dia. O objetivo é que você dê às suas tarefas mais importantes as primeiras posições em sua programação de bloqueio de tempo. Você também deve planejar reservar um tempo todos os dias para responder a e-mails, retornar ligações e verificar as mídias sociais.
Crie um plano diário
A próxima etapa é pensar em quanto tempo você tem em um dia e quanto tempo deseja permitir para cada tarefa em sua lista.
Comece criando blocos de tempo para as coisas que você faz todos os dias, como suas rotinas matinais e rituais noturnos, exercícios, seu trajeto de ida e volta para o trabalho, refeições e preparações de refeições, ajuda com a lição de casa e assim por diante.
Um modelo de modelo para alguém que trabalha à distância pode ter a seguinte aparência:
- 6h00 às 7h30 Ritual / Exercício da Manhã
- 7h30 às 8h00. Leve as crianças para a escola
- 8h00 às 8h30 Responder a e-mails / Verificar mídia social
- 8h30 às 10h30 Projeto prioritário (insira uma de suas prioridades)
- 10h30 às 11h Intervalo / Retorno de ligações
- 11h00 às 12h30 Projeto prioritário (insira uma de suas prioridades)
- 12:30 às 13h00 Pausa para o almoço
- 13:00. às 13:30 Responder a e-mails / verificar mídias sociais
- 1:30 da tarde. às 15h30 Projeto prioritário (insira uma de suas prioridades)
- 3:30 da tarde. às 16h30 Crianças voltam da escola / falam sobre o dia
- 16h30 às 18h00 Preparar / comer o jantar / limpar
- 18h00 às 19h00 Projeto prioritário (insira uma de suas prioridades)
- 19:00. às 21h00 Tempo livre / ajuda com o dever de casa
- 9:00 da noite. 21:30. Responder a e-mails / verificar mídias sociais
- 21:30. às 22h00 Ritual da Noite
Claro, este é um projeto muito simples e não seria adequado para todos. A chave é que você desenvolva um plano para o seu dia típico com blocos de tempo onde você pode se concentrar em suas tarefas ou projetos importantes.
Se você trabalha para uma empresa que tem reuniões de equipe, treinamentos regulares ou teleconferências semanais, também precisa prestar contas disso. E não se esqueça de permitir o tempo de viagem se você tiver reuniões ou compromissos que precise comparecer durante a semana. Você também pode precisar desenvolver um plano diferente para o fim de semana.
Algumas pessoas precisarão desenvolver novos projetos todas as semanas. Outras pessoas têm um ambiente de trabalho muito estruturado e podem usar o mesmo plano semana após semana. Faça o que for melhor para você. Você está no controle de sua programação e pode adaptá-la e alterá-la para atender às suas necessidades e prioridades.
Bloqueie o seu dia inteiro
O ideal é que, uma vez que seu projeto esteja completo, você poderá bloquear cada dia da semana. Comece com suas principais prioridades e continue daí. Por exemplo, se sua principal prioridade para a semana é escrever um extenso relatório de atividades até sexta-feira, pense em quanto tempo você levará para elaborá-lo.
Consequentemente, se você acha que levará quatro horas para concluir o relatório, pode agendar duas horas na segunda-feira e duas horas na terça-feira para trabalhar no relatório. Então, na quarta-feira, planeje mais uma hora para revisá-lo, fazer alterações e finalizá-lo. Ao planejar blocos de tempo definidos no início da semana para concluir o relatório, você não apenas evita a procrastinação, mas também está reservando o tempo de que precisa para se concentrar no desenvolvimento do relatório.
Proteja seu tempo
Depois de concluir sua programação, proteja seu tempo da melhor maneira possível. Claro, coisas inesperadas surgirão e você precisará ser flexível. Mas resista ao impulso de desistir do tempo do seu projeto prioritário por algo que pode esperar.
Comunique-se com colegas de trabalho e familiares quando não estiver disponível. Em seguida, trate esses blocos de tempo como se estivesse se encontrando com um cliente muito importante. Ninguém pensaria em interrompê-lo durante uma reunião. Da mesma forma, o objetivo é que você não seja interrompido durante o tempo do projeto prioritário protegido.
Uma palavra de Verywell
O uso eficaz do bloqueio de tempo pode ajudá-lo a controlar seu dia, concentrar sua atenção e evitar a procrastinação. No início, pode ser necessário algumas tentativas e erros para criar um projeto que funcione para você, mas com um pouco de prática e uma pequena dose de paciência, você se tornará um profissional em pouco tempo.
Dicas para ajudar adultos com DDA / TDAH a manter o foco no trabalho
